אבחון מבנה ארגוני

קיומו של מבנה ארגוני ברור ומוסכם, הכולל הגדרות תפקיד וסמכויות, תחומי אחריות וכפיפויות הוא תנאי הכרחי לתפקוד ארגוני יעיל ואפקטיבי. המבנה הארגוני אמור לשרת את מטרות הארגון ולהיגזר מתהליכי הליבה שלו.

מבנה ארגוני הוא המערך השיטתי והמסודר של התפקידים בארגון. מבנה ארגוני משקף את אופני החלוקה של הפעילות הארגונית לתפקידים, לתתי יחידות ולתחומי אחריות וסמכות. המבנה נועד לווסת את הפעילות הארגונית, לתחום אותה, לנתב את מהלכה ולפקח עליה. המבנה הארגוני משתנה לפני פרמטרים של גודל, מורכבות, פעילויות ותוצרי הארגון.

• הינך מוזמן לאבחון של מבנה הארגון שלך ובדיקת התאמתו למטרות הארגון.
• צור קשר לתיאום פגישת יעוץ

מבנים ארגוניים אמנם נועדו לתת מענה לשיקולי יעילות ותכליתיות בארגון, אולם הם מושפעים במידה לא מועטה גם משיקולים פוליטיים, תרבותיים, חברתיים ואישיים ולא רק משיקולי תכליתיות ויעילות.

ישנם סוגים רבים של מבנים ארגונים הנבדלים זה מזה לפני מימד הנפרדות והבידול (Differentiation) של משימות הארגון ולפי מימד השילוב והתיאום (Integration). ניתן לארגן את המבנה הארגוני על-פי פרמטרים שונים כגון תפקוד, מומחיות, מוצרים, לקוחות, פריסה גיאוגרפית ועוד. לעיתים המבנה הארגוני הוא יצור כלאיים המשלב מספר פרמטרים שונים.

תהליכי יעוץ ארגוני ו/או אימון מנהלים מסייעים לארגוניים ולעומדים בראשם להתאים את המבנה הארגוני לאסטרטגיה הארגונית. במהלך התהליך בוחנים המנהלים את חלוקת תפקידים בארגון בו הם פועלים, את ערוצי התקשרות הדיווח ואת חלוקת האחריות והסמכות בין הרמות הארגונית במטרה להתאים את המבנה הנכון ביותר לארגון.

הינך מוזמן לפגישת יעוץ ארגוני או אימון מנהלים כדי לבחון האם המבנה של הארגון שלך משרת נאמנה את מטרות הארגון.

דוגמה לתהליך התאמת מבנה ארגוני

להלן דוגמה לארגון מתחום השיווק והמכירה של מוצרי תעשייה, שעבר תהליך של שינוי מבנה ארגוני כחלק מתהליך יעוץ ארגוני לשיפור אפקטיביות הארגון.

המבנה הארגוני הראשוני

אבחון הפערים המרכזיים במבנה הארגוני הקיים

מוטת שליטה: המבנה הארגוני יוצר מצב בו קיימים חמישה מנהלי ביניים ופקידות הפועלים ישירות בכפיפות למנכ"ל. המנכ"ל מנהל ישירות מעל 20 עובדים, דבר היוצר עומס ניהולי רב המקשה על השקעה בפיתוח החברה לכיוונים נוספים ועיסוק בניהול הכולל בכלל.
ניהול המכירות: כל מנהל אזור מנהל כ-20 סוכנים בריכוזים גיאוגרפים שונים. מציאות המונעת ממנו את היכולת לחניכה וליווי אישי צמוד. בנוסף, הכפיפות הישירה של מנהלי המכירות למנכ"ל גורמת למנכ"ל להיות מעורב בפעילויות מכירות רבות וגוזלת ממנו משאבי ניהול רבים.
מחסור בפונקציות אדמיניסטרטיביות: כיוון שמדובר בארגון בסדר גודל קטן ובשל חוסר בפונקציות אדמיניסטרטיביות במטה ישנם מספר תחומים שאינם זוכים למענה מספק. משאבי אנוש, מענה טלפוני לסוכנים ושרות לקוחות החברה.

לאחר תהליך אבחון הומלץ המבנה הארגוני הבא

הסבר לגבי המבנה הארגוני המומלץ

מוטת שליטה: הקטנת העומס על המנכ"ל, המאפשר לו טיפול בסוגיות אסטרטגיות ולא בתפעול אנשי המכירות ופקידות המשרד.
גיוס מנהל מכירות נוסף, להקטנת מוטת השליטה של כל מנהל וחלקות השליטה והבקרה על סוכני המכירות לפי פריסה גיאוגרפית.
ניהול המכירות: ניהול המכירות ירוכז בידי פונקציה אחת, אשר תהיה אחראית לקיום האסטרטגית, הכשרה וליווי הסוכנים, בקרה ופיקוח טיפול בבעיות.
מנהל הדרכה: מנהל המוצר אחראי בפועל על הדרכות על שלל מוצרי החברה לסוכני המכירות, לפיכך מומלץ להחליף את שם התפקיד למנהל הדרכה.
מנהל לוגיסטיקה ושירות: מנהל המחסן מבצע תפקידים נוספים פרט לניהול המחסן עצמו, כולל אחריות להפצה ולחלוקה, טיפול במוצרים שלא הגיעו בזמן וכד'. שינוי שמו למנהל לוגיסטיקה ושרות יתרום בשני ממדים: ראשית, יעמוד בהלימה עם הביצועים בפועל ושנית יגביר את המחויבות כלפי לקוח הקצה.
אדמיניסטרציה: הוספת פקיד/ה לצורך מענה טלפוני, טיפול בענייני המנכ"ל וריכוז תחום המשאב האנושי.

• הינך מוזמן לבחון האם המבנה של הארגון שלך משרת נאמנה את מטרות הארגון.
  צור קשר לתיאום פגישת יעוץ