השתתפנו בסדנאות לניהול זמן וניהול עצמי שהועברו על ידי אורן בצורה נעימה, מתובלת בהומור עם תירגול ומשימות בית .
הסדנאות עזרו לנו להבדיל בין" דחוף" לבין "חשוב" וליצור סדרי עדיפויות נכונים לביצוע משימות.
להמלצה המלאה »
עליזה גולדברג, אלפא לוואל ישראל

צור עימנו קשר

שם מלא
טלפון
אימייל
הוסף תוכן להודעה +

הירשם לקבלת
המדריך לניהול אפקטיבי

שם
אימייל
אנא מלא כתובת אימייל

כללים לעבודה עם אימיילים - דוא"ל

מאת אורן אפל

אין ספק - העולם הקדחתני שבו אנו חיים נעשה תובעני יותר ויותר. הטלפונים המודרניים מאפשרים לנו זמינות 24/7, וגוררים איתם ציפייה לתגובה מיידית. כך הפך הדואר האלקטרוני מכלי שימושי ויעיל, למעמסה גוזלת זמן. מחקרים אחרונים מראים כי עובד ממוצע מבלה עד -70% מזמן העבודה בבדיקה, קריאה חוזרת, טיפול ותיוק של מאות המיילים שגודשים את התיבות שלו.

אז מה ניתן לעשות? כיצד ניתן לנצל את יתרונות המייל ככלי עבודה חשוב בעידן של תקשורת גלובלית, מבלי להניח לו להשתלט על חיינו?

להלן רשימה של מספר כללים פשוטים ושימושיים שייסיעו לכם להשתלט על תיבת האימיילים:

  • עבדו Off-Line: כן כן, קראתם נכון. עבדו Off-line. בצורה כזאת אתם הם אלו ששולטים מתי והיכן אתם קוראים ומטפלים בהודעות שלכם, ולא נגררים לטיפול במייל אחרי כל פיפס חגיגי המודיע על כניסת מייל חדש. אל תעמידו את הסקרנות שלכם במבחן. בטלו את צליל ההודעות האוטומטיות, והתפנו לטיפול במייל לפי התכנון שלכם מספר פעמים קבוע ביום. ממש כשם שלא עמדתם בעבר כל היום ליד תא הדואר בציפייה דרוכה לדוור, כך אין סיבה ללחוץ על כפתור send/receive במהלך פגישה עם לקוח, בישיבה או באמצע נהיגה.
  • הסירו את עצמכם מרשימות תפוצה: בקשו להסיר את שמכם מרשימות תפוצה שאינן הכרחיות עבורכם. אם גם אתם מקבלים עשרות הודעות על קופון חסר תקדים לטיסה לירח ב-51% הנחה, על מתכון יחודי לחג שבועות, או על פתיחה חגיגית של תערכות אוונגרד, רק בגלל שנרשמתם לפני שנתיים לאתר המשווק אירועים, אז הגיע הזמן לסדר פסח. מצאו הודעות לא חיוניות והסירו את שמכם מרשימת התפוצה. הזמן שתחסכו בקריאת מאות מיילים יהיה שווה יותר מאותם 50 ש"ח הנחה על סיר הנירוסטה שאולי תפספסו.
  • הגדירו שורת נושא ברורה: השתמשו "חכם" בשורות הנושא וחנכו אחרים לעשות כך בתקשורת עמכם. שורת נושא בהירה ותמציתית אמורה לספק לקורא הבנה על תוכן המייל ולעניין אותו לקרוא אותו. כותרות כלליות וחסרות משמעות כגון: "re", "פגישה" או "ממשה כהן", אינן מעודדות את הנמען לקרוא אותן. במקרים רבים ניתן לצמצם את המייל לשורת כותרת בלבד, כגון: "הפגישה של יום רביעי בעניין הקמפיין החדש נדחתה לשעה 12:00. אנא אשרו". כך תעוררו תשומת לב עניינית ותזכו לתגובה.
  • בחרו בקפידה את המכותבים: שילחו את האינפורמציה רק למי שבאמת זקוק לה והיו זהירים עם רשימות תפוצה. אל תשתמש באופציה שלreply all אלא במקרים מפורשים בהם כולם זקוקים לתשובתך. השתמשו בשורת ה-TO לאותם מוכתבים הנדרשים להשיב על המייל וב-CC כעותק לידיעה בלבד. במידה ויש למייל יותר מנמען אחד הקפידו לפרט בגוף ההודעה מה מתבקש מכל אחד מהנמענים לעשות. הימנעו מלייצר תעבורת מייל מיותרת בכך שתכתבו אנשים מיותרים, בסופו של דבר זה יחזור אליכם כבומרנג.
  • תגובה מהירה: ענו בתשובה קצרה ועניינית או באישור קבלה במקרים בהם השולח מצפה לתשובה. השתדלו להשיב לכל מייל במהלך 24 שעות מקבלתו. אם אין לכם אפשרות לעשות זאת, או חסר לכם מידע רלוונטי, יידעו את השולח בכך. השתמש ב-Auto-replies ו- Out of office כאשר אינכם נגישים ל mail, וכך תמנעו מאנשים לשלוח לכם שוב ושוב את אותו מייל.
  • היו תמציתיים: מייל שאורכו עולה על 5 שורות לרוב אינו נקרא. במידה ויש לכם מסר ארוך – תרימו טלפון או קבעו פגישה. שימרו על ניסוח ממוקד של מסר אחד עיקרי. במידה ויש לכם מספר מסרים, חלקו אותם למיילים נפרדים, וכך תבטיחו כי כל נושא יזכה להתייחסות ותעלו את הסיכוי לקבלת תשובה מהירה.
  • היו בהירים: הקפידו על בהירות המסר. היו ספציפיים וציינו מה אתם מבקשים ממי ועד מתי. כשאתם כותבים "צריך להכין מצגת לשבוע הבא", לא ברור מי צריך לעשות זאת, באיזו מצגת מדובר ועד מתי על המצגת להיות מוכנה. ככל שהמייל יהיה ברור יותר ויכלול את כל הפרטים הנדרשים, כך גדל הסיכוי שתזכו להתייחסות רצינית ומהירה.
  • השתמש בסמלים נכון ובזהירות: אל תשתמש בסימול של High priority במסרים שאינם בהכרח כאלו. היזהר משילוב של אייקונים של הומור: סימן ה- Smile אינו מבטיח כי המסר שלכם יובן כבדיחה. בכלל, ותרו על דואר אלקטרוני בכל פעם שנימת קולכם, מבט עיניכם או חיוככם, חיוני להבנת המסר.
  • היזהרו משרשרת מיילים: זיכרו כי כשאתם מעבירים מייל לאדם אחר, כל התכתובת הקודמת מצורפת גם היא למייל. אל תפיצו מסר של אדם אחר ללא רשותו, אל תשנו מסר של אדם אחר בשרשרת ההתכתבות. כולנו מכירים את אותם מקרים בהם מידע "רגיש" הועבר בשוגג לכתובת הלא נכונה וגרם למהומה רבה. דאגו שלא אתם אלו שתהיו בליבה של הסערה הבאה.

גם אם מאמר זה הועבר אליכם במייל אני מקווה כי הוא יסייע לכם לחסוך זמן ולנצל את הדואר האלקטרוני ככלי יעיל ואפקטיבי.