טיפים ניהוליים

כדי להצליח במשימות בצורה טובה, ומהירה, עליך להיות מסוגל להעביר את המסרים שלךבבהירות וביעילות.
3 טיפים יסייעו לך לתקשר עם העולם העסקי שנמצא סביבך בצורה אפקטיבית.

בשביל הכסף? בגלל המעסיקים? משום שאתה מוכשר? כי העבודה מעניקה לך משמעות?

רובנו סובלים מדחיינות. כאשר נשאלו, העידו על עצמם 75% מהישראלים שהם סובלים מדחיינות, וככל הנראה גם 25% הנותרים סובלים ממינון כלשהו של אחת מהרעות החולות של המאה ה 21.

ככל שתתקדם בסולם הניהולי, כך תפחת הסבירות שעובדיך יספקו לך משוב כן על עבודתך. האבסורד הוא שככל שאתה מתקדם בסולם הדרגות, כך אתה זקוק ליותר ויותר משובים מהעובדים, שהרי כל החלטה, רעיון ודרך התנהלות שתבחר תהיה כבדת משקל יותר מבעבר.

מחקר חדש שהתפרסם לאחרונה בעיתון "לה מונד" הצרפתי, קובע שתופעת הנוכחות במשרד מעבר לשעות העבודה ובזמן מחלה הופכת לנורמה, עולה לארגונים כסף ופוגעת בפרודוקטיביות העבודה.

מזמן התרגלנו לחשוב שעבודה במשך שעות רבות, גם כאשר אנו עייפים, תשושים או חולים, הינה עדות למחויבות גבוהה למקצוע.

לכולנו קל יותר להתלונן על חוסר האפקטיביות בסגנון ההתנהלות של המנהל שלנו. לומר שאנו לא מבינים מה בדיוק הוא/היא רוצים מאיתנו? ואיזה מנהל/ת מתנהל בצורה לא מסודרת שכזו?
לעומת זאת, הרבה יותר קשה לנו להבין כיצד אנו עשויים לתרום לשיפור האפקטיביות והפרודוקטיביות של המנהלים שלנו.

מי מאיתנו לא נכח בישיבת הפקת לקחים, אשר העלתה מחדש לקחים ישנים? ובישיבה אחרת שבה הואשם עובד ספציפי שנכשל, מבלי שהופקה שום תועלת אישית או ארגונית?
לצד ההכרה שלמידה מטעויות הינו כלי ארגוני ראשון במעלה, נדירים המנהלים ששולטים ברזי מיומנות זו.

פעמים רבות משברים הם אירועים קשים שנוצרו לכאורה ללא שום סיבה ומאופיינים בהיעדר היכולת להאשים מישהו בהיווצרותם. היכולת להתמודד עם אירועים שכאלו בעולם העסקים הכאוטי ורווי המשברים מהווה מיומנות חשובה. "פרדוקס סטוקדייל" מציג גישה מעניינת להתמודדות בדיוק עם סוג המשברים הזה.

ביטחון פסיכולוגי (Psychological Security) הוא המידה בה העובד שלכם מרגיש נוח לבטא את עצמו, לשאול שאלות, לחפש משוב, לדווח על טעויות, או להציע רעיונות חדשים.

מנהלים רבים נוטים להבליט את העדר הזמן בחייהם. בעודם משוועים לשעה ה-25 ביממה הם מסרבים לסגל את אחד ההרגלים הפרודוקטיביים ביותר בניהול זמנם- להגיד לא!

מחקרים רבים מעידים על כך שאפקטיביות העבודה של פרטים בקבוצה יורדת ככל שגודל הקבוצה עולה. תופעה הידועה בשם "בטלה חברתית".

המציאות של חיינו המודרניים מחייבת אותנו לפעול בו זמנית בערוצים שונים ולהספיק יותר ובפחות זמן. אחת הדרכים שעשויות לעזור לך בהתמודדות עם העומס הבלתי נגמר של הציפיות, העבודה והמשימות הן בעזרת גיבוש הרגלים נכונים.

כאשר אתה שולח דואר אלקטרוני, רוב הסיכויים כי אותו מייל מתחרה על תשומת ליבו של הנמען עם מאות מיילים אחרים. מספר עצות יסייעו לך לנסח דואר אלקטרוני שנמעניו יקראו אותו, ישיבו עליו, ויפעלו לפיו:

אם אתה רוצה להתקדם לתפקיד הבא אין טעם להמתין בצפייה לכותרת מהודרת או למשרד מפואר. אתה יכול להתחיל לפעול, לחשוב ולתקשר כמו בכיר. גם אם אתה עדיין בתחתית ההיררכיה הארגונית ומישהו אחר קובע כרגע את הכללים, ישנן דרכים רבות כדי להדגים את הפוטנציאל שלך, לעצב את הנתיב שלך לתפקיד הרצוי.

אם אתה רוצה לעודד את עובדיך לקחת סיכונים מחושבים, אתה צריך לוודא שהם לא פוחדים להיכשל. הצעד הראשון הוא להגדיר מהו "כישלון חכם" – אותו פרויקט מתוכנן היטב, אשר מסיבה כלשהי לא עבד, או אותה מצגת שהכין העובד החדש בצורה הטובה ביותר, אך עדיין לא לקח בחשבון את תגובות הקהל העויינות.

כאשר אנשים נכשלים בהשגת מטרתם בעבודה (וגם בחיים האישיים) או חווים כישלון צורם בהובלת פרויקט, האינסטינקט שלנו לרוב מכוון אותנו להיכנס למצב של "פתרון הבעיה". אנו נוטים לחפש את הסיבות לכישלון, מנסים להבין איך למנוע את זה בעתיד, ולהפיק את הלקחים שניתן ללמוד.

אתה עשוי לחשוב שמנהל טוב צריך תמיד להיות נגיש בעת שהותו במשרד. אבל, אם כל דקה פנויה תתמלא בעשרות אנשים החולפים דרך הדלת שלך להוטים לקבל את תשומת לבך, לעולם לא תצליח להתקדם במשימות.

כמו רבים, גם אתם ודאי מבלים הרבה יותר מדי זמן מול המחשב (כן, כן, גם עכשיו). פגישות עבודה מתקיימות באופן טיפוסי סביב שולחן חדר הישיבות; לכל היותר סביב שולחן בית הקפה הסמוך למשרד או במסעדה הומה בצהרי היום. אבל המכנה המשותף לפגישות הללו הם דווקא לא השולחן, המקלדת או הקפה; המכנה המשותף של יום העבודה המודרני הוא... הישבן שלנו.

אם אתה מנסה לרתום אנשים לשתף איתך פעולה ללא הסמכות הפורמלית של ההיררכיה הארגונית עליך להשתמש בכושר השכנוע שלך. וכשאנו ממליצים על "כושר שכנוע" אין הכוונה להפעלת מניפולציות על הקולגות שלך, אלא להובלה שלהם לפתרון ולהסכמה משותפת.

פעמים רבות פשרה כדרך לפתרון סכסוכים זוכה יחסי ציבור לא טובים, אך זוהי מיומנות ניהולית חיונית. קשה להצליח בניהול מבלי היכולת להבין את נקודת מבטו של הצד השני. אל תתנו לאגו שלכם למנוע מכם מלראות את היתרונות בנקודת מבטו של האחר.

האם ייתכן שבתיבת הדואר הנכנס שלך ממתינים עשרות מיילים לקריאה, כאשר בכל יום מתווספים עשרות מיילים נוספים? ברוך הבא למועדון. בעידן המודרני, שבו מרבית התקשורת מתרחשת באינטרנט, למי יש זמן לטפל בכל המיילים שמגיעים אליו? אין זמן, אך חייבים לטפל.
אז כיצד הופכים את המבול לטפטוף נסבל יותר? מספר צעדים מועילים יאפשרו לך לשלוט בתעבורת המיילים הבלתי פוסקת:

האם כדאי לתת לעובד העלאה במשכורת? לפעמים התשובה אינה כן או לא – מסתבר שאפשר להציע גם חלופות להעלאה כספית.

האצלת משימה חשובה לעובדים הינה דבר לא פשוט ודורשת מאיתנו לתרגל את היכולת לשחרר ולסמוך על מישהו אחר, שפעמים רבות הוא פחות מיומן בביצוע המשימה. לצד זאת, אם לעולם לא נסמוך על עובדינו נמצא עצמנו עושים (או לפחות מנסים לעשות) את הכל, כל הזמן.

גם אם אתה המנהל המוצלח ביותר, הצלחתך תהיה חלקית ורחוקה מלממש את הפוטנציאל הגלום בה ללא האכפתיות, המחויבות ותחושת השייכות של עובדיך.
המשוואה פשוטה - עובדים הנרתמים לטובת הצוות, למשימות השונות ולמטרות המחלקה מרגישים שייכים יותר, ונוטלים חלק משמעותי בהצלחת הארגון ובהצלחה של המנהלים שלהם.
הרי לך חמישה טיפים שיסייעו לך לרתום את עובדיך למשימות:

הרצון להימנע מקונפליקטים בסביבת העבודה הינו דבר שכיח. אך אין זה אומר שעליך לעשות כל שביכולתך על מנת להימנע מלומר לקולגה, לבוס, או לעובד את אשר על ליבך. הימנעות מוחלטת מתקשורת אותנטית ואסרטיבית רק כדי להימנע מקונפליקט אינה הכרחית ואף גוררת מחירים רבים.

הרי לך שלושה צעדים שיסייעו לך להתמודד עם קונפליקטים בצורה ישירה, כנה ופרודוקטבית:

משימות מסוימות מצריכות עבודה בצוותי עבודה גדולים, מגוונים ולעיתים וירטואליים. ככל שגודל הצוות והשונות בו עולה, כך עשויים ביצועי הצוות לרדת. תוכלו לשמור על המאפיין הקבוצתי, וליצור אווירה של שיתוף פעולה, בשלוש דרכים:

הכנה, תכנון ותרגול הינם תנאי הכרחי בהעברת פרזנטציה מנצחת. פרזנטציה מנצחת מאפשרת לך לזכות באמון הקהל, להעביר את המסר בצורה ברורה ולהניע את המאזינים לפעולה הרצויה לך. להלן חמישה טיפים אותם כדאי לך לאמץ בפרזנטציה הבאה שלך:

ישיבות, ישיבות ועוד ישיבות! מרוב ישיבות לא מצליחים לעבוד.
האם זה חייב להיות כך? ברור שלא, אחרת לא היינו כותבים את הטיפ השבועי הזה.
בפעם הבאה שאתה מקבץ אנשים על מנת לקדם פרויקט או משימה, וודא שאתה מיישם את העקרונות הבאים, שיסייעו למנוע בזבוז זמן ויגבירו אפקטיביות:

יכולות אנושיות אינן דבר עקבי. לעיתים, גם העובדים המעולים ביותר אינם מצליחים להגיע לרמת הביצועים שאתם רגילים אליה.

נכון שלחץ במקום העבודה ובחיים בכלל הוא דבר בלתי נמנע, אולם אין הוא חייב בהכרח לייצר תוצאות שליליות. כאשר הלחץ מנוהל נכון, הוא אפילו יכול להשפיע לחיוב על תפוקות וביצועים.

שלושה צעדים יכולים לסייע לך לתעל את הלחץ לטובתך:

בעולם ה'תגובה-מיידית' בו אנו חיים לחיצת כפתור פשוטה יכולה לגרום לכל עניין להרגיש כעניין דחוף. בפעם הבאה שתקבל מייל עם סימן קריאה אדום בסופו, או הודעה קולית בשעת לילה מאוחרת, הרי לך 3 טיפים שיעזרו לך לבחור כיצד להגיב:

ניסיון להתגבר על חולשותינו כעובדים וכמנהלים הוא חוויה מתסכלת. איש מאיתנו אינו נהנה להשקיע אנרגיה עצומה בשיפור מיומנות מסוימת מרמה של מתחת לממוצע למעט מעל לממוצע.

השבוע פורסם בעיתון דה מרקר כי ישראל נמצאת בתחתית מדד האיזון בין בית לעבודה בקרב מדינות ה- OECD. לפי הדו"ח 22.7% מהישראלים עובדים יותר מ-50 שעות שבועיות. רגע ולפני ששוב אתה אוכל ארוחת ערב ליד המחשב במשרד, כדאי שתקרא את העקרונות הבאים:

במחקר שנערך על ידי Michel Tuan Pham
(2012) מאוניברסיטת קולומביה שבניו-יורק נמצא שיכולתם של משתתפי המחקר לנבא את התנהגותו של מדד הדאו-ג'ונס גדלה בשיעור של 25% כאשר המשתתף העיד על עצמו שהוא נוטה לסמוך על תחושת הבטן שלו באופן משמעותי בקבלת החלטות.

האם שאלת פעם את עצמך, "האם אני מנצל את זמני כראוי"? רוב האנשים סבורים שהם מקדישים יותר זמן לתכנון אסטרטגי ועיסוק בדברים החשובים מאשר הם מקדישים בפועל. הבט בחודש האחרון ביומנך. סכם את סך השעות בהם עבדת על נושאים אסטרטגים, תכנון לטווח ארוך, קביעת סדרי עדיפויות, בניית יכולת ייצור או התמודדות עם שאלות מהותיות לעסק ולעצמך.

בין אם אתה מנהל חדש או שלאחרונה נכנסת למקום עבודה חדש, יש לך שלושה חודשים, לערך, ליצור רושם חיובי. הכן עצמך ל-100 ימי החסד הקרובים כאילו אתה מכין עצמך לראיון עבודה.

בימינו, כאשר משרדים הופכים יותר ויותר "פתוחים" פיזית ומטאפורית, פרטיות במשרד הופכת למצרך נדיר.

כמה פעמים קרה לך שהדרכת עובד בביצוע משימה חדשה, ומאותו הרגע הוא התדפק על דלת המשרד שלך כל חמש דקות, עם שאלה אחרת? היה וכן, סביר להניח כי הסיבה לכך היא הדרכה לא מספקת.

עובד פרפקציוניסט יכול להוות אתגר ומכשול כאחד. מצד אחד הוא מציב סטנדרטים גבוהים, מצד שני הוא עלול להתעכב על כל פרט ופרט, וגם כאלה שאינם חשובים בפרויקט.
הטיפים הבאים יסייעו לך להפיק את המירב מעובד שכזה:

אימיילים שינו מקצה לקצה את הדרך בה אנו מתקשרים. אבל במקרים רבים הם מחליפים תקשורת חיה ואמיתית, ועושים לנו עוול. הבעיה באימיילים היא שההקשר בהם נכתבו וכוונת הכותב עשויים להיות לא מובנים. בתקשורת חיה, הדרך שבה אדם אומר דבר מה ונימת קולו הם פעמים רבות בעלי ערך רב יותר מתוכן הדברים עצמם. ללא המוסיקה של הדברים קשה להעביר את מה שאנו מרגישים כלפי הנושא, וכלפי מקבל המסר.

כמו שכולנו יודעים – קשה יותר להקשיב מאשר לדבר. אפילו אנשים בעלי יכולות הקשבה טובה נאלצים לפעמים לנשוך את לשונם על מנת שלא להתפרץ לדבריו של אדם אחר בזמן שהוא מדבר אליהם. רבים מאיתנו גם עסוקים בלחשוב על התגובה, עוד לפני שהצד השני מסיים את דבריו.
מחקרים אחרונים מוכיחים כי בעוד אנו מבלים כ-60% מזמן התקשורת שלנו בהקשבה אנו קולטים בממוצע רק 25% מהמידע המועבר אלינו.
הרי לך שלושה צעדים שיאפשרו לך להקשיב בצורה טובה יותר:

שלושה מאפיינים מרכזיים של צוותי עבודה אפקטיביים

קיימת מסתוריות סביב השאלה מה הופך צוותי עבודה לצוותי עבודה טובים ואפקטיבים?
למרות שאין ביכולתך כמנהל להבטיח הצלחה, אתה כן יכול לאפשר לצוותך סיכויים טובים יותר להצליח על ידי יישום של שלושה עקרונות מרכזיים:

אימרה סינית עתיקה אומרת שהחלטה מוטעית עדיפה על חוסר החלטה. אחרי הכל, תמיד אפשר להחליט אחרת ולשנות כיוון.